Kiinteistön käyttäjien palautetyökalu Alme SmartZone Feedback

Mitä jos kiinteistön käyttäjien reklamaatiot muuttuisivat ohjaavaksi palautteeksi?

Markkinat ovat pullollaan erilaisia kiinteistöjen mittarointiin, toisin sanoen sisäolosuhteiden seurantaan tarkoitettuja työkaluja. Suureet vilisevät vain silmissä, kun laitetoimittajat lupaavat aina vähän enemmän kuin edellinen kävijä. On hiilidioksidia, paine-eroa, T-VOC-arvoja jne. Kuitenkin kysymys kuuluu, riittääkö mittaamalla kiinteistöstä saatu data yksinään antamaan todellisen kuvan sisäolosuhteista?

Mittaroimalla kiinteistön sisäolosuhteita anturein ja vempelein, saadaan faktaa, kovaa dataa, joka kertoo omaa mustavalkoista tarinaansa.

Tositarina

Olipa kerran eräs kiinteistö, jossa tilojen käyttäjät kokivat sisäilman huonona. Koska tilannetta haluttiin paremmin ymmärtää, otettiin tiloihin mittausyksiköt sisäolosuhteiden seurantaa tarjoavalta toimittajalta. Eipä mennyt kauaakaan, kun ensimmäiset hälytyskellot jo soivat palveluntuottajan päässä. T-VOC-arvot olivat taivaissa useamman kerran työpäivän aikana, mutta iltaisin tai öisin ongelma ei toistunut.

Mikäpä neuvoksi, tuumi palveluntuottaja… Asiasta palveerattiin kiinteistöstä vastaavan tilaajan kanssa, mutta ongelma vain ei ratkennut. Alettiin jo miettiä rakennetutkimuksia, ennen kuin eräs paikallinen kiinteistöstä vastaava henkilö kertoi, että oli jutellut tilankäyttäjän kanssa ja saanut selville, että hänellä oli tapana ehostaa tukkaansa suihkuttamalla hiuslakkaa useamman kerran päivässä työhuoneessaan. Näin ratkesi mysteerisen T-VOCin arvoitus.

Tarinan opetus lienee se, että olosuhdeseurannan avulla saatu data ei välttämättä ole riittävä yksinään tulkintojen tekemiseksi kohteesta ja sisäilmahaasteen ratkaisemiseksi. Ottamalla mukaan kiinteistön käyttäjän kokemus, on paljon todennäköisempää päästä toimivaan ratkaisuun nopeammalla aikataululla.

Kiinteistön käyttäjän toimistohuone

Toimistohuone, johon on asennettu Alme Sense-sisäolosuhteiden seurantajärjestelmä.

Kiinteistön käyttäjien palaute

Kiinteistön käyttäjiltä pyydettävä palaute on hyvä erottaa määräajoin tehtävistä sähköpostikyselyistä. Tällaisia kyselyitä on tehty jo pitkään ja vastausprosentti vaihtelee suuresti. Ihmisiä on vaikea saada innostumaan näihin kyselyihin vastaamisesta varsinkin, jos tuntuu, ettei mikään kuitenkaan muutu. On aika siirtyä määräajoin tehtävistä kyselyistä jatkuvaan, aktiivisen palautteenannon kulttuuriin.

Joissain kiinteistöissä käyttäjillä on mahdollisuus jättää vikailmoituksia ja palvelupyyntöjä sähköpostitse tai verkkosivujen kautta. Tämä palvelee ainoastaan tilanteissa, jossa on joku yksinkertainen ongelma, johon halutaan suoraviivainen ratkaisu.

Jatkuva palautteenannon kulttuuri kuitenkin mahdollistaa tarkemman kokonaiskuvan kiinteistön sisäolosuhteiden kehityksestä. Kiinteistössä aikaansa viettävillä on mahdollisuus antaa palautetta havainnoistaan ja tuntemuksistaan, vaikka joka päivä, helposti ja suoraviivaisesti. Tämä tehdään oman älypuhelimen avulla, ilman edellytystä kirjautua mihinkään. Tällaisen kulttuurin aikaansaamiseksi tarvitaan uudenlaista ajattelutapaa. Kiinteistön käyttäjillä ja kiinteistön edustajilla tulisi olla yhteinen visio siitä, että “meillä on yhteinen matka, jota kuljetaan yhdessä”. Tuloksena viihtyisyyden lisääntyminen, parantunut ennakointi ja terveysturvallisuus kiinteistössä.

Käyttäjien aktivoiminen jatkuvaan palautteen antamiseen ei onnistu kertarysäyksellä. Se on oppimisprosessi, jota ohjataan ja tuetaan laaja-alaisella jatkuvalla viestinnällä. Prosessiin otetaan mukaan kaikki kiinteistön käyttäjät, niin henkilöstö, kiinteistön ylläpito, kuin vieraat sekä asiakkaat. Tavoitteena on saada kaikille oivallus siitä, miksi palautetta kerätään ja mihin sitä käytetään.

Sisäolosuhteiden mittaaminen palautejärjestelmän tukena

Toimivan kiinteistön datankeräys järjestelmän tunnuspiirteitä ovat hyvä skaalautuvuus sekä pieniin että suuriin kiinteistökokonaisuuksiin, kyky esittää informaatio ymmärrettävästi kokonaiskuvana ja auttaa löytämään normaalista poikkeavia asioita. Mittausyksiköiden datan tulee olla aina vertailukelpoista keskenään sekä tietenkin luotettavaa ja käyttöliittymän intuitiivinen sekä mahdollisesti muokattavissa käyttäjälleen sopivaksi.

Järjestelmien avulla saadaan lisätietoa kiinteistöstä mm. todetun sisäilmaongelman selvittämiseksi tai todentaa toimiiko kiinteistön talotekniikka toivotulla tavalla sekä valvoa ja arvioida tehtyjen korjaustoimien toimenpiteiden vaikuttavuutta.

Sisäolosuhdemittaroinnin käyttönottoa

Olosuhdeseurantaa voi tehdä omilla mittalaitteilla tai ostaa seurannan palveluna Sisäilmalähetiltä.

 

Kokemus yhdistettynä faktaan

Kun toivetilana on kokonaisvaltainen ymmärrys kiinteistön viihtyvyydestä ja sisäolosuhteista, saavutetaan tämä parhaiten yhdistämällä tilankäyttäjien kokemus sekä mittayksiköistä saatu data. Parasta on, jos kaikki data on vielä samassa järjestelmässä ja näin ollen vertailtavissa helposti.

Kun kiinteistöä tarkastellaan laajalti hieman eri näkökulmista, voidaan kiinteistön huoltotoimet priorisoida helpommin, tunnistaa mahdolliset sisäilmahaasteet nopeammin sekä huolehtia tilankäyttäjien viihtyvyydestä ennakoivasti. Näin saadaan myös tärkeää tietoa talotekniikan toimivuudesta ja mahdollisesta säätötarpeesta. Yhdessä tilankäyttäjien palautteen ja kiinteistöstä kerättävän datan avulla, kriittiset tilanteet saadaan vältettyä ja reklamaatiot vaihtuvat ohjaavaksi palautteeksi.

Jos kaipaat apuja jommallakummalla saralla tai vaikka molemmissa, niin tutustu Sisäilmalähetin vaihtoehtoihin sekä tilankäyttäjien palautetyökalun että olosuhdeseurannan osalta.